STER Financial Services
ul. Twarda 18
00-105 Warszawa
SPEKTRUM TOWER

Jak wybrać firmę windykacyjną?

 

JAK WYBRAĆ FIRMĘ WINDYKACYJNĄ ?

 

Czyli przemyślenia wierzyciela na temat:

jak skutecznie rozwiązać bieżące problemy, nie popadając w nowe.



Każdego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą spotkała - nie zawaham się użyć formy dokonanej - sytuacja niezamierzonego "kredytowania" kontrahenta - opóźniającego lub co gorsza, chcącego uniknąć spłaty swoich zobowiązań. Z podobnymi problemami borykają się osoby prywatne, które w dobrej wierze udzieliły pożyczki, wynajęły nieruchomość lub poręczyły kredyt.

Samodzielne próby odzyskania należności, często prócz nerwów i frustracji, nie przynoszą oczekiwanych efektów. Brak fachowej wiedzy, niejednokrotnie zbyt emocjonalne podejście do problemu lub poczucie dyskomfortu podczas kolejnych prób przypominania o istniejących zaległościach finansowych, łatwo może doprowadzić do utraty szans na odzyskanie pieniędzy. I tu dochodzimy do podstawowego pytania:

Jak wybrać firmę windykacyjną? - bo to, że coraz więcej osób zmuszonych jest do korzystania z usług fachowców jest oczywiste. Na naszym rynku działa coraz więcej firm zajmujących się windykacją, nie brak wśród nich -jak w każdej branży - tych nieuczciwych. Jak w takim razie nie dać się po raz kolejny (najpierw przez nierzetelnych kontrahentów) wywieść w pole?

Najlepiej byłoby zasięgnąć opinii znajomego, który korzysta już z usług firmy windykacyjnej -jednak nie wszyscy znajdują się w tak komfortowej sytuacji. Dlatego...wybieramy firmę windykacyjną krok po kroku.

Sprawdzenie wiarygodności naszego przyszłego partnera.
Kierowanie się li tylko wielkością! renomą firmy, nie zawsze jest jedyną i słuszną drogą. Pamiętajmy, że będąc małym lub średnim przedsiębiorstwem dla wielkich z branży, możemy okazać się, tylko kolejnym, bezimiennym klientem. Wybierając porównywalną z naszym przedsiębiorstwem firmę, stajemy się równorzędnym partnerem, którego uwagi, sugestię, a przede wszystkim, którego rzetelna obsługa jest czynnikiem niezbędnym dla funkcjonowania naszej "siły fachowej". Oczywiście nie zwalnia na to od konieczności sprawdzenia:
-Jaką opinię firma ma na rynku?
-Czy może przedstawić nam referencje?
-Jakimi zasobami dysponuje?
-Jakim doświadczeniem może się pochwalić?
A co najważniejsze i konieczne w przypadku wyboru, każdego kontrahenta handlowego czy posiada podstawowe dokumenty rejestracyjne pozwalające nam stwierdzić, że firma rzeczywiście funkcjonuje. W obecnych czasach prośba o okazanie wyciągu z właściwego rejestru, zaświadczenia o nadaniu numeru REGON czy NIP, nie jest uznawana zo coś niestosownego.

Jak najbardziej wskazana jest nasza osobista wizyta w biurze potencjalnego partnera. I tu, także nie dajmy się zwieść jedynie pięknemu opakowaniu. Spróbujmy wzbudzić w sobie odrobinę szpiega i naturalnej ludzkiej ciekawości. Warto rozejrzeć się po pomieszczeniach, może wśród segregatorów uda nam się wyłowić te z opisem "sprawy zamknięte".

Nie bójmy się zadawać pytań, poprośmy o pokazanie dotychczasowego dorobku, pamiętając jednak o tym, że firmy windykacyjne mają obowiązek zachowania tajemnicy handlowej. Niech nie zdziwi więc nas fakt, że dokumentacja będzie przedstawiana w sposób, który uniemożliwi nam rozpoznanie klientów firmy.

Zadajemy pytania.
Jaki jest obszar, w pojęciu geograficznym, na którym firma windykacyjną pracuje? Pamiętajmy o tym, iż wielu naszych klientów znajduje się poza obszarem naszej działalności gospodarczej - ot po prostu są z innego miasta, a działania windykacyjne wiążą się niejednokrotnie z koniecznością wizyty przedstawiciela firmy windykacyjnej w siedzibie dłużnika. Umożliwia to zapoznanie się sytuacją finansową naszego nierzetelnego kontrahenta, ocenę stanu majątkowego, wybór właściwej drogi postępowana

Jaki jest zakres podejmowanych działań windykacyjnych?
Pamiętajmy o tym, że bez względu na to, jak łagodnie i przyjaźnie staramy się, jako przedsiębiorcy, traktować swoich klientów i jak odlegli jesteśmy od wchodzenia na drogę sądową, czasami jest to jedyna możliwość odzyskania należności. Konieczne jest więc, aby "nasza" firma prowadziła sprawy na każdym etapie windykacji, poczynając od możliwości objęcia monitoringiem wszystkich naszych należności, poprzez negocjację, windykację w terenie, aż po postępowanie sądowe i co ważne nadzór nad egzekucją komorniczą.

Jeśli już zdecydowaliśmy się korzystać z pomocy fachowców, poświęciliśmy swój czas na ich wybór, to zróbmy to dobrze. Dzielenie procesu windykacji na części i przekazywanie jego kolejnych etapów innej firmie z pewnością nie zaoszczędzi nam ani czasu ani pieniędzy, a przy okazji rozmyje odpowiedzialność naszych partnerów. Zwróćmy więc uwagę, na to by ograniczać współpracę do jednej, kompleksowo działającej firmy. Łatwo wtedy określić zakres obowiązków, a już na pewno wiemy kto i za co jest odpowiedzialny.

Czy firma windykacyjna zajmie się wszystkimi naszymi należnościami?
Wiele firm nakłada limit wartościowy, to znaczy zajmuje się wierzytelnościami powyżej określonej wartości długu. Warto więc sprawdzić, czy aby 90% naszych należności nie znajduje się poza obszarem zainteresowania firmy windykacyjnej, którą właśnie mamy zamiar wynająć.

W jaki sposób firma windykacyjna będzie nas reprezentowała?
Istnieją dwie główne metody reprezentowania przedsiębiorców w procesie windykacji: pełnomocnictwo lub cesja powiernicza, żadne z tych rozwiązań nie jest lepsze lub gorsze. Najważniejsze są szczegółowe zapisy umowy określające nasze prawa i obowiązki. Warto pamiętać, że w przypadku firm już ugruntowanych i mających duże doświadczenie, a przecież taką właśnie wybieramy, metoda wg. której pracują wiąże się z wypracowanych know-how, dajmy więc naszemu partnerowi możliwość pracy w znanym mu środowisku, poniekąd w tym akurat aspekcie na jego warunkach.

Ile nas to będzie kosztowało?
W tym, niezwykle ważnym obszarze, firmy windykacyjne proponują wiele rozwiązań. Spróbujmy więc w tym gąszczu znaleźć najkorzystniejsze dla nas. Wydaje się być oczywiste, że ponoszenie kolejnych kosztów w sytuacji i tak już dla nas niekorzystnej (w końcu ukredytujemy" naszych drogich kontrahentów) nie jest najlepszą drogą. Dla wierzyciela, czyli dla nas najciekawszą wydaje się być oferta firmy, która opłatę za swoją pracę pobiera w formie prowizji określonej procentowo z kwot odzyskanych od dłużnika. To rozwiązanie nie wymaga od nas inwestycji w całym okresie prowadzenia windykacji, a i dobrze motywuje naszą "siłę fachową". W przypadku rządania zaliczki lub opłacenia  z góry  przyszłych kosztów powinniśmy prosić o bardzo szczegółowe uzasadnienie takiego wydatku. W Polsce funkcjonują już firmy windykacyjne, które wszystkie koszty sądowe, urzędowe i egzekucyjne finansują z własnych środków.

Pamiętajmy jednak, że każda, nawet najlepsza firma windykacyjna, może nie odzyskać naszych pieniędzy, a to wiąże się ze zwrotem kosztów poniesionych przez partnera w naszym imieniu. Dlatego za nim podpiszemy umowę, sprawdźmy bardzo dokładnie ile nas to może kosztować w razie niepowodzenia. Rutynowo jest to zwrot kosztów sądowych, egzekucyjnych i opłat poczynionych w urzędach, wszelkie inne inwestycje związane z procesem odzyskiwania długu zdecydowanie pozostawmy w obszarze ryzyka biznesowego naszego potencjalnego partnera.

Tak więc, koszty sądowe - tak, ale kawa i lunch pracownika firmy windykacyjnej, to zdecydowanie nie nasz problem. I tak dochodzimy do kolejnego pytania, które musi się znaleźć na naszej liście:

W jaki sposób nasz partner będzie informował nas o postępie prac?
Odpowiedź nasuwa się sama - w najbardziej "ludzki" z możliwych. Dajmy sobie tę odrobinę luksusu (nasi klienci nie płacąc zdecydowanie nas nie rozpieszczają) na monitorowanie swoich spraw na bieżąco, zawsze kiedy uznamy to za stosowne. Wszelkie systemy raportowania z określonym interwałem czasowym, po pierwsze narażają nas na stres niemożności pozyskania informacji w dogodnym dla nas terminie (czyli natychmiast) po drugie, na produkowanie przez naszego partnera papierów, których dogłębne zrozumienie będzie wymagało od nas ukończenia studiów prawniczych i matematyki dla zaawansowanych, w myśl zasady im tekst bardziej zawiły tym bardziej fachowy. Nie oznacza to oczywiście, że pisemne raporty są nie wskazane. Wręcz przeciwnie, dokładne rozliczenie, przedstawienie wysokości kwot zarówno tych które pojawiły się na naszym kącie jak i tych które trafiają do firmy windykacyjnej jest absolutnie niezbędne, niech to będzie jednak podsumowanie procesu windykacji, a nie dajmy na to co miesięczna praktyka. I pytanie, które nasuwa się samo:

Ile czasu może trwać proces windykacji?
Tu możemy spotkać się z bardzo wieloma próbami odpowiedzi, bo to wyjątkowo niewygodne pytanie. Wynika to stąd, że jakiekolwiek przyzwoite określenie czasu odzyskiwania naszych pieniędzy jest, nie oszukujmy się, nie możliwe. O ile etapy pozyskiwania informacji i prowadzenia negocjacji dają nam możliwość określenia z grubsza ram czasowych, o tyle terminy związane z prowadzeniem spraw na drodze sądowej, w naszej rzeczywistości sadowej, to już czyste wróżenie z fusów. Nie dajmy się zwieść "załatwiaczom", którzy mają możliwości i wejścia. Pamiętając o tym, że jak na razie w naszym kraju sądy szczycą się tym, że są nie zawisłe (i oby tak zostało).

Kilka słów podsumowania.
Pamiętajmy o tym, że umiejętność zadawania właściwych pytań to dopiero połowa sukcesu, przy wyborze firmy, która ma z nami współpracować. Nasz potencjalny partner udzielając nam odpowiedzi, często posługuje się językiem prawniczym, który z natury rzeczy dla przeciętnego zjadacza chleba jest cudownie niezrozumiały. Dlatego podczas rozmowy, zwróćmy szczególną uwagę, na to - czy rozumiemy odpowiedzi, bądźmy dociekliwi i dopytajmy się o wszystko co wydaje się nam nie dość jasne. Bo ostatecznie, co nam po partnerze, który może i jest fachowcem, ale kompletnie nie możemy się z nim dogadać. I kolejna sprawa, która niestety nie daje się w żaden sposób zważyć ani zmierzyć. Problem z odzyskaniem naszych pieniędzy nie jest łatwy i przyjemny, ostatecznie gdyby tak było nie potrzebowalibyśmy fachowca (może jesteśmy odrobinę naiwni ale na pewno nie głupi), dlatego zwróćmy uwagę na to jak podchodzi do tego nasz partner. Oczekujmy fachowej obsługi, a nie cudotwórcy, zapewnienia 100% sukcesu powinny co najmniej wzmożyć naszą czujność, z drugiej strony piętrzenie problemów i doszukiwanie się dziury w całym, może wpływać na zawartość naszego portfela - dlatego przeanalizujmy nasze prywatne odczucia po rozmowie, nasz komfort i poczucie spotkania z wyważonym zawodowcem wbrew pozorom są naprawdę istotne.

KaZ


Artykuł publikowany za zagodą autora. Wszelkie prawa do kopiowania, powielania całości lub części tekstu są zastrzeżone.